Desvincular a un empleado en Brasil no es llenar un formulario y presionar un botón. Es un proceso con obligaciones legales, plazos estrictos, documentos específicos y múltiples departamentos involucrados. RRHH, jurídico, TI, finanzas y gestión deben actuar de forma coordinada — y cualquier fallo genera pasivos laborales, multas o exposición de datos.
El problema es que la mayoría de las empresas no tiene un proceso estandarizado para desvinculaciones. Cada gestor lo maneja a su manera. RRHH busca documentos a último momento. TI revoca accesos con retraso. Finanzas calcula la liquidación bajo presión.
Este artículo presenta una plantilla completa de proceso de desvinculación CLT, organizada en 5 etapas, con campos, responsables, documentos obligatorios y automatizaciones. Al final, puede usar esta plantilla directamente en CaseFy.
Por qué estandarizar la desvinculación
Una desvinculación mal conducida genera tres tipos de problemas:
Riesgo jurídico. Incumplir el plazo de pago de la liquidación genera multas según el artículo 477 de la CLT. Documentación incompleta se convierte en munición en demandas laborales.
Riesgo de seguridad. Un ex empleado con acceso al correo corporativo, VPN o sistemas internos es una vulnerabilidad real. No es paranoia — es negligencia operacional.
Riesgo reputacional. Una desvinculación desorganizada afecta a quienes se quedan. El equipo nota cuando la empresa no trata la salida de un colega con respeto y profesionalismo.
Estandarizar resuelve los tres problemas. Cuando el proceso tiene etapas definidas, responsables claros y plazos controlados, cada desvinculación sigue el mismo guion.
La plantilla: 5 etapas de la desvinculación CLT
Etapa 1 — Comunicación y formalización
La desvinculación comienza con la decisión y la comunicación formal al colaborador.
Campos de la etapa: - Nombre del colaborador, cargo y departamento - Fecha de ingreso y fecha de desvinculación - Tipo de desvinculación (sin justa causa / renuncia / acuerdo mutuo — art. 484-A CLT) - Motivo (texto libre, uso interno) - Preaviso (trabajado / indemnizado / dispensado) - Período de preaviso - Gestor responsable de la comunicación
Documentos: Carta de desvinculación, acuse de recibo del preaviso, notificación formal.
Responsable: Gestor directo + RRHH
SLA: Documentación formalizada en hasta 1 día hábil después de la decisión.
Etapa 2 — Transferencia de conocimiento y revocación de accesos
Dos procesos corren en paralelo: la transferencia de conocimiento y la revocación de todos los accesos del colaborador.
Campos de la etapa: - Responsable de la transferencia y plazo - Lista de sistemas con acceso activo - Estado de revocación (correo / VPN / sistemas internos / credencial / acceso físico) - Equipos a devolver (notebook, celular, token, otros) - Fecha de devolución de equipos - Checklist de revocación completado (sí/no)
Documentos: Acta de devolución de equipos, informe de transferencia de conocimiento, comprobante de revocación de accesos.
Responsable: TI (accesos y equipos) + Gestor (transferencia)
SLA: Revocación de accesos críticos (correo, VPN, sistemas) en hasta 4 horas después de la comunicación. Devolución de equipos hasta el último día de trabajo.
Automatización: Al entrar en esta etapa, CaseFy notifica automáticamente al equipo de TI para iniciar la revocación de accesos.
Etapa 3 — Cálculos y documentación de liquidación
La etapa más técnica. Finanzas y RRHH trabajan juntos para calcular todos los valores, generar los documentos de liquidación y preparar las guías necesarias.
Campos de la etapa: - Saldo de salario (días trabajados en el mes) - Vacaciones vencidas + 1/3 constitucional - Vacaciones proporcionales + 1/3 constitucional - Aguinaldo proporcional (13º salario) - Multa del 40% del FGTS (si es sin justa causa) - Multa del art. 477 (si aplica) - Valor total de la liquidación - Fecha prevista de pago
Documentos: TRCT (Término de Rescisión del Contrato de Trabajo), guía de recaudación rescisoria del FGTS (GRRF), solicitud de seguro de desempleo (CD/SD), extracto del FGTS, comprobante de pago, certificado médico de desvinculación (ASO).
Responsable: RRHH + Finanzas
SLA: Cálculo concluido en hasta 3 días hábiles. Pago de la liquidación en hasta 10 días corridos después de la desvinculación (plazo legal — art. 477, §6º CLT).
Automatización: CaseFy genera automáticamente el borrador del TRCT con base en los campos completados en etapas anteriores.
Etapa 4 — Homologación
La homologación es el acto formal de validación de la rescisión. Las reglas cambiaron con la reforma laboral de 2017, pero ciertas situaciones aún requieren atención.
Campos de la etapa: - Antigüedad (calculada automáticamente) - Homologación sindical necesaria (sí/no — obligatoria si lo establece el convenio colectivo) - Sindicato de la categoría - Fecha, horario y lugar programados - Representante de la empresa - Estado de la homologación (programada / realizada / dispensada)
Documentos: TRCT firmado, comprobante de pago, guías del FGTS y seguro de desempleo, registro laboral actualizado, examen médico de desvinculación (ASO), acta de homologación.
Responsable: RRHH
SLA: Homologación realizada en hasta 10 días corridos después de la desvinculación.
Etapa 5 — Cierre
La última etapa gestiona las obligaciones posteriores a la desvinculación y el cierre administrativo.
Campos de la etapa: - Evento eSocial S-2299 enviado (sí/no) - Fecha de envío del S-2299 - Backup de archivos del colaborador realizado (sí/no) - Equipo comunicado sobre la salida (sí/no) - Entrevista de desvinculación realizada (sí/no) - Observaciones de la entrevista (campo texto) - Proceso cerrado (sí/no)
Documentos: Comprobante de envío del evento S-2299, informe de entrevista de desvinculación, checklist de cierre firmado.
Responsable: RRHH
SLA: Evento S-2299 enviado al eSocial en hasta 10 días después de la desvinculación. Entrevista de desvinculación realizada antes del último día de trabajo.
Automatizaciones que marcan la diferencia
La plantilla no es solo una secuencia de formularios. Las automatizaciones eliminan los puntos donde el proceso más falla:
Notificación automática a TI. Cuando el caso entra en la etapa 2, el equipo de TI recibe una notificación con la lista de accesos a revocar y el plazo de 4 horas.
Generación automática del TRCT. Con los datos del colaborador y los valores calculados en la etapa 3, CaseFy genera automáticamente el borrador del TRCT.
Alertas de plazo. Cada etapa tiene SLAs configurados. Si el pago de la liquidación no se registra dentro del plazo legal, el sistema alerta al responsable y al gestor.
Avance automático de etapa. Cuando todas las tareas obligatorias de una etapa se completan, el caso avanza automáticamente a la siguiente.
El resultado en la práctica
Con la plantilla configurada, cada desvinculación sigue el mismo guion:
- 1El gestor abre un nuevo caso desde la plantilla
- 2Completa los datos iniciales (colaborador, tipo, fechas)
- 3El proceso avanza por 5 etapas con responsables, plazos y documentos definidos
- 4Las automatizaciones gestionan notificaciones, generación de documentos y alertas
- 5La línea de tiempo registra cada acción — quién hizo qué, cuándo
Ningún acceso queda activo por descuido. Ningún plazo legal se pierde por falta de control. Ningún documento queda pendiente sin que alguien lo sepa.
Plantilla disponible en CaseFy
La plantilla de proceso de desvinculación CLT está disponible en CaseFy. La instala, adapta los campos a su realidad y comienza a usarla el mismo día.
Cinco etapas, campos configurables, documentos obligatorios, automatizaciones y línea de tiempo completa. Todo lo que RRHH necesita para conducir desvinculaciones con seguridad jurídica y control operacional.