El onboarding es el proceso que más se repite en un departamento de RRHH. Cada vez que alguien es contratado, la misma secuencia se ejecuta: documentos, accesos, equipos, capacitaciones, evaluaciones. Cambia el nombre del colaborador, pero la estructura es la misma.
El problema es que la mayoría de los equipos gestionan este proceso por email, hojas de cálculo o mensajes sueltos. Funciona con dos contrataciones al mes. Cuando el volumen aumenta, las fallas aparecen: un examen médico preocupacional que nadie agendó, una notebook que no se solicitó a tiempo, un acceso al sistema que se creó tres días después del primer día.
Este artículo presenta una plantilla de onboarding en 6 etapas, detallando para cada una los campos, responsables, documentos, SLAs y automatizaciones. La plantilla está disponible en el marketplace de CaseFy — la instalas y empiezas a usar el mismo día.
Por qué estructurar el onboarding en etapas
Un onboarding desorganizado genera tres problemas concretos:
- 1Retrabajo: alguien tiene que perseguir manualmente cada pendiente, todos los días, por email o mensaje.
- 2Riesgo legal: los plazos de registro laboral, exámenes preocupacionales y registros fiscales tienen fechas legales. Perder un plazo genera multas.
- 3Mala experiencia para el colaborador: llegar el primer día sin escritorio, sin computadora ni acceso al email es la forma más rápida de perder un talento recién contratado.
Cuando el onboarding se convierte en un proceso estructurado con etapas, responsables y plazos, estos problemas desaparecen. Cada persona sabe qué necesita hacer, cuándo y qué pasa si no lo hace.
La plantilla: 6 etapas del onboarding
Etapa 1: Preadmisión
Objetivo: resolver toda la burocracia antes del primer día, para que el colaborador llegue y encuentre todo listo.
Campos del caso: nombre completo, documento de identidad, fecha de admisión prevista, cargo y departamento, gestor directo, rango salarial aprobado, tipo de contrato.
Documentos obligatorios: documento de identidad, comprobante de domicilio, certificado de nacimiento o matrimonio, datos bancarios, certificado médico del examen preocupacional.
Tareas: - Agendar examen preocupacional - Recopilar documentos del colaborador (vía formulario externo) - Registrar la admisión ante la autoridad fiscal - Dar de alta en el sistema de nómina - Solicitar beneficios de transporte y alimentación - Firmar contrato de trabajo
SLA: todas las tareas completadas al menos 2 días hábiles antes de la fecha de admisión.
Responsable: Analista de RRHH / Departamento de Personal.
Automatizaciones: - Al crear el caso, enviar formulario externo al colaborador para recopilar documentos - 5 días antes de la admisión, notificar al responsable si el examen preocupacional no fue agendado - Cuando todos los documentos estén adjuntos, mover automáticamente a la siguiente etapa
Etapa 2: Preparación interna
Objetivo: asegurar que todo esté física y digitalmente listo para el primer día.
Tareas: - Solicitar equipo a TI (notebook, monitor, periféricos) - Crear cuenta de email corporativo - Crear accesos a los sistemas internos (ERP, CRM, herramientas del equipo) - Preparar estación de trabajo (escritorio, silla, materiales) - Preparar kit de bienvenida (credencial, manual del colaborador, regalos) - Comunicar al equipo sobre el nuevo integrante (nombre, cargo, fecha de inicio) - Agendar reuniones de integración en la agenda del gestor
SLA: todas las tareas completadas al menos 1 día hábil antes de la fecha de admisión.
Responsable: TI (equipos y accesos), Facilities (estación de trabajo), Gestor directo (comunicación y agenda).
Automatizaciones: - Al entrar en esta etapa, notificar automáticamente al equipo de TI para crear accesos y preparar equipo - Al entrar en esta etapa, notificar al gestor directo para comunicar al equipo - Si faltan 2 días para la admisión y la tarea de equipo TI no fue completada, escalar al gerente de TI
Etapa 3: Primer día
Objetivo: causar una buena primera impresión y resolver las tareas presenciales.
Tareas: - Recibir al colaborador en recepción - Entregar credencial y kit de bienvenida - Tour por la oficina (áreas comunes, baños, cocina, salidas de emergencia) - Presentar al equipo y al gestor directo - Entregar equipo y ayudar con la configuración inicial - Firmar documentos pendientes (NDA, política de seguridad, reglamento interno) - Presentar al buddy designado - Repasar la agenda de la primera semana
Documentos: NDA firmado, acta de recepción de equipo, política de seguridad de la información firmada.
SLA: todas las tareas del primer día completadas antes del fin de la jornada.
Automatizaciones: - En la fecha de admisión, enviar email de bienvenida automático con información práctica (dirección, horario, código de vestimenta, contacto de RRHH) - Al final del día, enviar checklist de confirmación a RRHH para validar que todas las tareas fueron cumplidas
Etapa 4: Primera semana
Objetivo: integrar al colaborador a la rutina del equipo y completar las capacitaciones obligatorias.
Tareas: - Realizar capacitaciones obligatorias (compliance, seguridad laboral, protección de datos, código de ética) - Presentar herramientas y sistemas del día a día - Alinear expectativas y metas del período de prueba con el gestor - Asignar primeras tareas supervisadas - Agendar almuerzo o café con miembros de otros equipos - Buddy realiza check-in diario
SLA: capacitaciones obligatorias completadas antes del 3er día hábil. Metas alineadas antes del 5to día hábil.
Automatizaciones: - En el 3er día, verificar si las capacitaciones obligatorias fueron marcadas como completadas. Si no, notificar a RRHH - En el 5to día, enviar formulario al gestor para confirmar que las metas del período de prueba fueron definidas
Etapa 5: Primer mes
Objetivo: evaluar la adaptación, corregir el rumbo y consolidar la integración.
Tareas: - Gestor realiza reunión de feedback 1:1 (30 días) - Evaluar adaptación cultural y técnica - Ajustar expectativas y metas si es necesario - Verificar que todos los accesos y herramientas funcionen - Recopilar feedback del colaborador sobre el proceso de onboarding - Buddy registra evaluación sobre la integración
Documentos: registro del feedback 1:1 (formulario completado por el gestor).
SLA: feedback 1:1 realizado antes del 30o día corrido después de la admisión.
Automatizaciones: - En el día 25, notificar al gestor para agendar el feedback 1:1 - En el día 28, enviar formulario de feedback al colaborador para evaluar la experiencia de onboarding - Cuando el gestor registre la evaluación, mover automáticamente a la siguiente etapa
Etapa 6: Evaluación del período de prueba (45 días)
Objetivo: decidir sobre la continuidad del contrato dentro del plazo legal del período de prueba.
La legislación laboral brasileña permite contratos de prueba de hasta 90 días, frecuentemente divididos en dos períodos de 45 días con evaluación formal al final de cada uno. Esta plantilla refleja esa práctica.
Tareas: - Gestor completa el formulario de evaluación del período de prueba - RRHH revisa la evaluación y verifica pendientes - Decisión formal: confirmar, extender prueba o desvincular - Comunicar la decisión al colaborador - Si se confirma: actualizar estado en nómina y autoridad fiscal - Si se desvincula: iniciar proceso de desvinculación dentro del plazo legal
Campos: evaluación técnica (1-5), evaluación comportamental (1-5), recomendación del gestor, decisión final, justificación, fecha límite de decisión.
Documentos: formulario de evaluación del período de prueba completado, comunicado formal de la decisión.
SLA: decisión registrada antes del 43o día corrido (2 días antes del vencimiento del primer período de 45 días).
Automatizaciones: - En el día 38, notificar al gestor para completar la evaluación - En el día 42, si la evaluación no fue enviada, escalar a RRHH y al gestor del gestor - Cuando se registre la decisión, disparar el workflow correspondiente (confirmación o desvinculación)
Cómo personalizar la plantilla por departamento
La plantilla base funciona para cualquier área, pero departamentos diferentes tienen necesidades específicas:
Tecnología: agregar tareas de configuración de entorno de desarrollo (repositorios, CI/CD, VPN), acceso a herramientas específicas, capacitación sobre arquitectura y estándares de código.
Comercial: incluir capacitación sobre productos, precios y procesos de venta. Configurar acceso al CRM. Agendar shadowing con vendedores experimentados en la primera semana.
Finanzas: capacitación sobre políticas de compliance y controles internos. Acceso a sistemas de contabilidad y conciliación. Acuerdos de confidencialidad adicionales.
Jurídico: acceso a bases de jurisprudencia y sistemas judiciales. Capacitación sobre plantillas de contratos y estándares internos. Definir cartera inicial de contratos o casos.
Para personalizar en CaseFy, basta duplicar la plantilla base y agregar los campos, tareas y automatizaciones específicas de cada departamento. La estructura de 6 etapas permanece igual — lo que cambia es el contenido dentro de cada una.
Qué cambia cuando el onboarding se convierte en un proceso
Cuando el onboarding se gestiona por email y hojas de cálculo, RRHH es el cuello de botella. Cada contratación depende de que alguien recuerde, persiga y verifique. Con 5 contrataciones simultáneas, el control se pierde.
Cuando el onboarding es un proceso estructurado:
- Cada contratación es un caso con su propia timeline. Todo queda registrado: documentos enviados, accesos creados, feedbacks realizados.
- Las automatizaciones eliminan el seguimiento manual. TI recibe la notificación para crear accesos en el momento correcto. El gestor recibe el recordatorio del feedback en el día correcto. Nómina recibe la alerta del plazo antes de que sea tarde.
- Los SLAs muestran qué está atrasado. En lugar de preguntar "¿ya lo hicieron?", el panel muestra qué tareas están dentro del plazo y cuáles necesitan atención.
- Los formularios externos recopilan datos sin intermediarios. El colaborador recibe un enlace, completa sus datos y adjunta documentos. Todo va directo al caso, sin pasar por email.
- La evaluación del período de prueba nunca se olvida. El sistema notifica, da seguimiento y registra. La decisión se toma dentro del plazo y queda documentada.
Plantilla disponible en el marketplace
La plantilla de onboarding en 6 etapas está disponible en el marketplace de CaseFy. La instalas con un clic, adaptas los campos y automatizaciones a tu contexto y empiezas a operar.
Cada nueva contratación se convierte en un caso. Cada caso sigue el mismo flujo. Cada etapa tiene dueño, plazo y documentación. RRHH deja de ser perseguidor y pasa a ser gestor de procesos.