Crear un proceso desde cero lleva tiempo: definir etapas, elegir campos, configurar automatizaciones, probar el flujo. Cuando el equipo necesita resultados rápidos, partir de un modelo listo acorta el camino.
Este artículo reúne 15 plantillas de procesos organizadas por vertical. Para cada una, describimos el proceso, listamos las etapas recomendadas, los campos clave y una sugerencia de SLA. Todas las plantillas están disponibles en el marketplace de CaseFy y se pueden instalar con un clic.
RRHH
1. Admisión / Onboarding
El proceso de admisión involucra recolección de documentos, exámenes médicos, creación de accesos e integración del nuevo colaborador. Las fallas en esta etapa generan retrabajo en RRHH y frustración el primer día. Una plantilla estructurada garantiza que ningún ítem sea olvidado.
- Etapas: Pre-admisión, Documentación, Exámenes, Accesos y equipos, Integración, Seguimiento (6 etapas)
- Campos clave: Nombre completo, documento de identidad, cargo, departamento, fecha de inicio, gestor responsable, tipo de contrato
- SLA sugerido: 10 días hábiles (de la aprobación de la vacante al primer día)
2. Desvinculación / Offboarding
El offboarding es tan importante como el onboarding. Involucra rescisión contractual, devolución de equipos, revocación de accesos y entrevista de desvinculación. Cuando se gestiona mal, genera riesgos laborales y fuga de información.
- Etapas: Comunicación, Documentación rescisoria, Revocación de accesos, Devolución de equipos, Entrevista de desvinculación, Homologación (6 etapas)
- Campos clave: Colaborador, fecha del aviso, tipo de desvinculación, saldo de vacaciones, motivo, gestor responsable
- SLA sugerido: 10 días hábiles (del aviso a la homologación)
3. Solicitud de vacaciones
La gestión de vacaciones parece simple, pero involucra aprobación del gestor, verificación de saldo, programación financiera y comunicación al departamento de personal. Cuando se hace por email u hoja de cálculo, las solicitudes se pierden y los plazos legales se incumplen.
- Etapas: Solicitud, Aprobación del gestor, Validación de RRHH, Programación financiera, Confirmación (5 etapas)
- Campos clave: Colaborador, período solicitado, saldo disponible, compensación pecuniaria, gestor aprobador
- SLA sugerido: 5 días hábiles (de la solicitud a la confirmación)
Jurídico
4. Aprobación de contratos
La aprobación de contratos involucra análisis jurídico, revisión de cláusulas, negociación con la contraparte y firma. Sin un flujo claro, los contratos quedan estancados en bandejas de email y los plazos vencen sin que nadie lo note.
- Etapas: Solicitud, Análisis jurídico, Revisión de cláusulas, Negociación, Aprobación final, Firma, Archivo (7 etapas)
- Campos clave: Tipo de contrato, partes involucradas, valor estimado, vigencia, cláusulas críticas, responsable jurídico
- SLA sugerido: 7 días hábiles (de la solicitud a la firma)
5. Due diligence
La due diligence es el proceso de investigación antes de una decisión de negocio — adquisición, inversión o asociación. Involucra análisis jurídico, financiero, laboral, tributario y operacional, con recolección intensiva de documentos y participación de múltiples áreas.
- Etapas: Preparación, Análisis jurídico, Análisis financiero, Análisis laboral, Análisis tributario, Análisis operacional, Consolidación (7 etapas)
- Campos clave: Empresa objetivo, tipo de operación, alcance definido, equipo responsable, plazo límite, valor involucrado
- SLA sugerido: 30 días hábiles (alcance completo, ajustable por complejidad)
6. Gestión de NDA
Los acuerdos de confidencialidad son frecuentes en negociaciones, asociaciones y contrataciones. El proceso incluye solicitud, análisis de términos, aprobación, firma y control de vigencia. Sin seguimiento, los NDAs vencen sin renovación o quedan sin respuesta por semanas.
- Etapas: Solicitud, Análisis de términos, Aprobación, Envío para firma, Firma concluida, Control de vigencia (6 etapas)
- Campos clave: Partes involucradas, tipo de información protegida, vigencia, penalidades, responsable jurídico
- SLA sugerido: 5 días hábiles (de la solicitud a la firma)
Financiero
7. Análisis de crédito
El análisis de crédito evalúa la capacidad de pago de un cliente o socio antes de conceder crédito comercial. Involucra recolección de documentos financieros, consulta a burós, opinión del analista y aprobación de la autoridad competente.
- Etapas: Solicitud, Recolección de documentos, Análisis de riesgo, Opinión del analista, Aprobación de autoridad, Comunicación al solicitante (6 etapas)
- Campos clave: Razón social, identificación fiscal, monto solicitado, plazo, score de crédito, opinión, límite aprobado
- SLA sugerido: 3 días hábiles (de la solicitud a la opinión final)
8. Aprobación de gastos
La aprobación de gastos garantiza que los desembolsos sigan la política interna antes de ejecutarse. El flujo típico incluye solicitud, análisis del centro de costo, aprobación jerárquica y registro contable. Sin control, los reembolsos se retrasan y los presupuestos se desbordan.
- Etapas: Solicitud, Verificación presupuestaria, Aprobación del gestor, Aprobación financiera, Pago, Conciliación (6 etapas)
- Campos clave: Solicitante, centro de costo, categoría de gasto, monto, justificación, comprobante, aprobador
- SLA sugerido: 3 días hábiles (de la solicitud al pago)
9. KYC / PLA (Prevención de Lavado de Activos)
El proceso de KYC (Know Your Customer) y PLA verifica la identidad e idoneidad de clientes y socios para cumplir obligaciones regulatorias. Involucra recolección de datos de registro, verificación en listas restrictivas, análisis de riesgo y opinión de compliance.
- Etapas: Registro inicial, Recolección de documentos, Verificación en listas restrictivas, Análisis de riesgo, Opinión de compliance, Aprobación / Rechazo (6 etapas)
- Campos clave: Nombre / Razón social, identificación fiscal, PEP (persona expuesta políticamente), nivel de riesgo, resultado de la verificación, analista responsable
- SLA sugerido: 5 días hábiles (del registro a la opinión final)
Compliance
10. Canal de denuncias
El canal de denuncias recibe reportes de irregularidades — acoso, fraude, conflicto de intereses — y conduce la investigación de forma confidencial e imparcial. El proceso debe garantizar anonimato, trazabilidad y plazos de respuesta al denunciante.
- Etapas: Recepción, Clasificación, Investigación, Opinión del comité, Medidas correctivas, Cierre (6 etapas)
- Campos clave: Tipo de denuncia, gravedad, área involucrada, anonimato (sí/no), investigador designado, estado de la investigación
- SLA sugerido: 30 días (de la recepción al cierre, según buenas prácticas)
11. Protección de datos — Solicitud de titular
Las leyes de protección de datos garantizan a los titulares el derecho de solicitar acceso, corrección, eliminación y portabilidad de sus datos personales. Las empresas tienen plazos legales para responder. Un proceso estructurado evita multas y demuestra conformidad.
- Etapas: Recepción, Validación de identidad, Mapeo de datos, Ejecución de la solicitud, Respuesta al titular, Registro de evidencia (6 etapas)
- Campos clave: Tipo de solicitud, datos del titular, plazo legal, sistemas afectados, DPO responsable, evidencia de respuesta
- SLA sugerido: 15 días (plazo legal para respuesta)
12. Auditoría interna
La auditoría interna evalúa la eficacia de controles, procesos y políticas de la organización. Involucra planificación, recolección de evidencias, entrevistas, análisis de hallazgos y elaboración de informe con recomendaciones. Sin un flujo estandarizado, las auditorías pierden consistencia entre ciclos.
- Etapas: Planificación, Recolección de evidencias, Análisis de hallazgos, Elaboración del informe, Validación con auditados, Plan de acción, Cierre (7 etapas)
- Campos clave: Alcance de la auditoría, período auditado, área auditada, auditor responsable, hallazgos clasificados por riesgo, recomendaciones
- SLA sugerido: 20 días hábiles (de la planificación al informe final)
Seguros
13. Gestión de siniestros
La gestión de siniestros es el proceso central de una aseguradora o corredora. Va desde la apertura del aviso hasta la liquidación o negativa. Involucra recolección de documentación, inspección, análisis técnico, cálculo de indemnización y comunicación con el asegurado. Los retrasos generan reclamos y penalidades regulatorias.
- Etapas: Aviso de siniestro, Recolección de documentos, Inspección / Peritaje, Análisis técnico, Cálculo de indemnización, Aprobación, Liquidación / Negativa (7 etapas)
- Campos clave: Número de póliza, tipo de siniestro, fecha de ocurrencia, valor estimado, perito designado, documentos obligatorios, estado regulatorio
- SLA sugerido: 30 días (de la apertura a la liquidación, según regulación)
Salud
14. Acreditación de proveedores
La acreditación de proveedores de salud — clínicas, laboratorios, hospitales — es el proceso por el cual una aseguradora o red evalúa y habilita prestadores para atender a sus beneficiarios. Involucra análisis documental, verificación de licencias, evaluación técnica y firma de contrato.
- Etapas: Solicitud, Análisis documental, Verificación de licencias, Evaluación técnica, Negociación comercial, Firma de contrato, Activación en el sistema (7 etapas)
- Campos clave: Razón social, identificador del establecimiento, licencia del responsable técnico, especialidades, tabla de precios, región de atención, vigencia de la acreditación
- SLA sugerido: 15 días hábiles (de la solicitud a la activación)
Educación
15. Proceso selectivo de becas
Las instituciones educativas que ofrecen becas necesitan gestionar inscripciones, análisis socioeconómico, documentación comprobatoria, clasificación y comunicación con candidatos. El volumen de inscripciones y la sensibilidad de los datos exigen un proceso estructurado y auditable.
- Etapas: Inscripción, Análisis documental, Análisis socioeconómico, Clasificación, Resultado preliminar, Recurso, Resultado final, Matrícula (8 etapas)
- Campos clave: Candidato, programa deseado, renta familiar, documentos comprobatorios, puntuación, tipo de beca, porcentaje concedido
- SLA sugerido: 30 días (del cierre de inscripciones al resultado final)
Cómo usar estas plantillas
Las 15 plantillas están disponibles en el marketplace de CaseFy. Para comenzar:
- 1Acceda al marketplace dentro de su workspace
- 2Elija la plantilla de la vertical deseada
- 3Instale con un clic
- 4Personalice etapas, campos y automatizaciones según la realidad de su operación
Cada plantilla viene con etapas preconfiguradas, campos personalizados y sugerencias de automatización. Usted adapta lo que necesita y comienza a operar el mismo día.
Si ninguna plantilla encaja perfectamente, úselas como punto de partida. Duplique, elimine etapas, agregue campos. El objetivo es acortar el camino entre la decisión de estructurar un proceso y la operación funcionando.
El patrón detrás de las plantillas
Mirando las 15 plantillas, algunos patrones se repiten:
- Todo proceso tiene entre 5 y 8 etapas. Menos que eso y falta control. Más que eso y el flujo se rigidiza.
- Los campos clave son pocos y objetivos. Entre 5 y 8 campos por plantilla. Quien pide 30 campos no llena ninguno.
- Los SLAs varían de 3 a 30 días. Procesos operacionales (vacaciones, gastos) son rápidos. Procesos regulatorios (siniestros, protección de datos, auditoría) necesitan más tiempo.
- La timeline registra todo. Independientemente de la vertical, el historial completo del proceso es lo que permite auditar, aprender y mejorar.
Estos patrones no son arbitrarios. Reflejan lo que funciona en operaciones reales, probados por equipos que gestionan cientos de casos por mes.