O problema com aprovação de contratos
Aprovação de contratos é um dos processos mais comuns em qualquer empresa — e um dos mais desorganizados. O contrato chega por email, alguém encaminha para o jurídico, o jurídico devolve com comentários, o financeiro pede informações que ninguém coletou no início, e quando finalmente chega na diretoria, o prazo com o fornecedor já venceu.
O resultado: retrabalho, atrasos, contratos assinados sem a devida análise e, no pior cenário, compromissos financeiros que a empresa não deveria ter assumido.
A boa notícia: esse processo tem uma estrutura previsível. Com 7 etapas bem definidas, você cobre desde a solicitação inicial até o arquivamento e controle de vigência. Este artigo apresenta um template completo, pronto para ser implementado.
Visão geral das 7 etapas
- 1Solicitação — O solicitante registra o pedido com todas as informações necessárias
- 2Análise jurídica — O time jurídico revisa termos e sinaliza riscos
- 3Análise financeira — O financeiro valida orçamento e condições de pagamento
- 4Negociação — Ida e volta com a contraparte para ajustar termos
- 5Aprovação — Decisão final com base em alçadas de valor
- 6Assinatura — Coleta de assinaturas internas e da contraparte
- 7Arquivo e vigência — Guarda do documento assinado e alertas de renovação
Vamos detalhar cada uma.
1. Solicitação
A etapa de solicitação é onde tudo começa — e onde a maioria dos problemas se origina. Se o solicitante não fornecer informações completas, todas as etapas seguintes sofrem atrasos.
Campos obrigatórios: - Tipo de contrato (prestação de serviço, fornecimento, licença, locação, parceria) - Valor total estimado - Fornecedor ou contraparte (nome, CNPJ, contato) - Prazo desejado para vigência - Justificativa da contratação - Centro de custo ou área solicitante
Documentos necessários: - Proposta comercial ou orçamento do fornecedor - Minuta do contrato (se já existir) - Termo de referência ou escopo do serviço
Responsável: Solicitante (qualquer colaborador autorizado)
SLA sugerido: 1 dia útil para preenchimento completo. Se o formulário for devolvido por informações incompletas, o prazo reinicia.
2. Análise jurídica
O jurídico recebe a solicitação e analisa o contrato do ponto de vista legal. Essa etapa não é apenas revisão de cláusulas — é identificação de riscos que podem afetar a empresa.
Campos obrigatórios: - Parecer jurídico (texto livre) - Classificação de risco (baixo, médio, alto) - Cláusulas modificadas ou sugeridas - Pendências identificadas
O que o jurídico analisa: - Cláusulas de rescisão e multa - Responsabilidade civil e limitação de danos - Propriedade intelectual e confidencialidade - Conformidade com a LGPD (se houver tratamento de dados pessoais) - Foro e legislação aplicável - Cláusulas abusivas ou atípicas
Documentos necessários: - Contrato social ou procuração do representante da contraparte - Certidões negativas (quando aplicável)
Responsável: Analista jurídico ou advogado interno
SLA sugerido: 3 dias úteis para contratos padrão. 5 dias úteis para contratos de valor alto ou complexidade elevada.
3. Análise financeira
Enquanto o jurídico olha o risco legal, o financeiro valida se a contratação cabe no orçamento e se as condições de pagamento são aceitáveis.
Campos obrigatórios: - Orçamento disponível no centro de custo - Impacto no fluxo de caixa - Condições de pagamento propostas (à vista, parcelado, recorrente) - Aprovação orçamentária (sim/não)
O que o financeiro analisa: - Se existe verba aprovada para a contratação - Se as condições de pagamento são compatíveis com o fluxo de caixa - Se há necessidade de provisão contábil - Comparativo com contratações similares anteriores
Documentos necessários: - Extrato do centro de custo atualizado - Comparativo de preços (quando aplicável, mínimo de 3 cotações)
Responsável: Analista financeiro ou controller
SLA sugerido: 2 dias úteis.
4. Negociação
Com os pareceres jurídico e financeiro em mãos, começa a etapa de negociação com a contraparte. Nem todo contrato passa por essa fase — contratos padrão de fornecedores podem seguir direto para aprovação.
Campos obrigatórios: - Pontos de negociação (lista das alterações solicitadas) - Versão atual do contrato (número da revisão) - Status da negociação (em andamento, aguardando contraparte, concluída)
O que acontece nessa etapa: - Envio de contraproposta ao fornecedor - Recebimento de novas versões do contrato - Alinhamento de prazos, valores e condições - Revisão jurídica de cada nova versão (quando há alterações relevantes)
Documentos necessários: - Versões revisadas do contrato (com controle de alterações) - Correspondência formal com a contraparte
Responsável: Solicitante com apoio do jurídico
SLA sugerido: 5 dias úteis. Quando envolve contraparte externa, o prazo pode variar, mas é importante ter uma data-limite para evitar que a negociação se arraste.
5. Aprovação
A etapa de aprovação segue alçadas de valor. Quem aprova depende de quanto a empresa está comprometendo.
Alçadas sugeridas: - Até R$ 50.000: aprovação do gestor da área solicitante - De R$ 50.001 a R$ 500.000: aprovação de diretor ou VP - Acima de R$ 500.000: aprovação do comitê executivo ou conselho
Campos obrigatórios: - Decisão (aprovado, reprovado, devolvido para ajustes) - Justificativa (obrigatória para reprovação ou devolução) - Condições da aprovação (se houver ressalvas)
Documentos necessários: - Resumo executivo do contrato (valor, prazo, contraparte, riscos) - Pareceres jurídico e financeiro
Responsável: Aprovador conforme alçada
SLA sugerido: 2 dias úteis para gestor. 3 dias úteis para diretor. 5 dias úteis para comitê (considerando agenda de reuniões).
6. Assinatura
Com a aprovação concluída, o contrato vai para assinatura. Essa etapa parece simples, mas é onde muitos processos empacam — especialmente quando a contraparte demora para devolver o documento assinado.
Campos obrigatórios: - Método de assinatura (digital ou física) - Data da assinatura interna - Data da assinatura da contraparte - Status (aguardando assinatura interna, aguardando contraparte, concluído)
O que acontece nessa etapa: - Envio do contrato final para assinatura digital - Coleta da assinatura do representante legal da empresa - Envio para a contraparte e acompanhamento - Confirmação de autenticidade e validade jurídica
Documentos necessários: - Versão final do contrato (PDF definitivo) - Procuração ou comprovação de poderes do signatário
Responsável: Jurídico ou administrativo
SLA sugerido: 2 dias úteis para assinatura interna. 5 dias úteis para assinatura da contraparte (com follow-up a cada 2 dias).
7. Arquivo e vigência
O contrato está assinado. Agora é preciso garantir que ele esteja acessível, que os prazos sejam acompanhados e que ninguém perca a data de renovação.
Campos obrigatórios: - Data de início da vigência - Data de término da vigência - Alerta de renovação (dias antes do vencimento) - Tipo de renovação (automática, mediante aditivo, não renovável) - Localização do documento original (físico ou digital)
O que acontece nessa etapa: - Armazenamento do contrato assinado em repositório seguro - Configuração de alerta automático para renovação (sugestão: 60 dias antes do vencimento) - Registro no controle de contratos da empresa - Comunicação às áreas envolvidas sobre início da vigência
Documentos necessários: - Contrato assinado por todas as partes (versão final) - Comprovante de assinatura digital (quando aplicável)
Responsável: Jurídico ou área de contratos
SLA sugerido: 1 dia útil para arquivamento após assinatura completa.
Variações comuns
Nem todo contrato passa pelas 7 etapas completas. Alguns cenários permitem simplificação:
NDA (acordo de confidencialidade)
O NDA é um contrato simples, geralmente padronizado. O fluxo pode ser reduzido para 4 etapas: Solicitação, Análise jurídica, Assinatura e Arquivo. A análise financeira é dispensável (valor zero) e a negociação raramente acontece quando a empresa usa seu próprio modelo.
Aditivo contratual
Quando se trata de alteração de um contrato existente — mudança de valor, prazo ou escopo — a etapa de negociação geralmente é simplificada, já que as partes já têm relação estabelecida. O foco recai sobre a análise jurídica do novo termo e a aprovação conforme alçada do valor incrementado.
Renovação de contrato
Contratos com renovação prevista devem disparar o processo automaticamente, com antecedência mínima de 60 dias antes do vencimento. O fluxo de renovação pula as etapas de solicitação e negociação (a menos que haja reajuste fora do previsto) e foca na análise financeira atualizada e na aprovação.
Como implementar no CaseFy
Este template está disponível no marketplace do CaseFy. Ao instalá-lo, você recebe:
- 7 estágios configurados com transições permitidas entre eles
- Campos personalizados em cada estágio (tipo de contrato, valor, fornecedor, pareceres, decisão)
- Automações para notificar responsáveis quando um case chega ao seu estágio
- Alertas de vigência configuráveis para contratos ativos
- Formulário externo para que solicitantes internos abram pedidos sem acessar o sistema completo
Você pode adaptar o template ao seu contexto: adicionar ou remover campos, alterar alçadas de aprovação, configurar SLAs por estágio e criar variações para NDAs, aditivos e renovações.
O resultado é um processo de aprovação de contratos que funciona de forma previsível, com rastreabilidade completa e sem depender de emails ou planilhas.