Desligar um funcionário no Brasil não é preencher um formulário e apertar um botão. É um processo com obrigações legais, prazos rígidos, documentos específicos e múltiplos departamentos envolvidos. RH, jurídico, TI, financeiro e gestão precisam atuar de forma coordenada — e qualquer falha gera passivo trabalhista, multa ou exposição de dados.
O problema é que a maioria das empresas não tem um processo padronizado para desligamentos. Cada gestor conduz de um jeito. O RH corre atrás de documentos no último dia. O TI revoga acessos com atraso. O financeiro calcula a rescisão sob pressão.
Este artigo apresenta um template completo de processo de desligamento CLT, organizado em 5 estágios, com campos, responsáveis, documentos obrigatórios e automações. No final, você pode usar esse template diretamente no CaseFy.
Por que padronizar o desligamento
Um desligamento mal conduzido gera três tipos de problema:
Risco jurídico. Prazo de pagamento da rescisão descumprido gera multa do art. 477 da CLT. Documentação incompleta vira munição em reclamação trabalhista. Homologação fora do prazo complica ainda mais.
Risco de segurança. Ex-funcionário com acesso ao email corporativo, VPN ou sistemas internos é uma vulnerabilidade real. Não é paranoia — é negligência operacional.
Risco reputacional. Um desligamento desorganizado afeta quem fica. A equipe percebe quando a empresa não trata a saída de um colega com respeito e profissionalismo.
Padronizar resolve os três problemas. Quando o processo tem estágios definidos, responsáveis claros e prazos controlados, cada desligamento segue o mesmo roteiro. Nada fica para trás.
O template: 5 estágios do desligamento CLT
Estágio 1 — Comunicação e formalização
O desligamento começa com a decisão e a comunicação formal ao colaborador. Este estágio concentra a documentação inicial e as definições que vão guiar todo o restante do processo.
Campos do estágio: - Nome do colaborador - Cargo e departamento - Data de admissão - Data do desligamento - Tipo de desligamento (sem justa causa / pedido de demissão / acordo mútuo — art. 484-A CLT) - Motivo (campo texto livre, uso interno) - Aviso prévio (trabalhado / indenizado / dispensado) - Período de aviso prévio (data início e fim) - Gestor responsável pela comunicação
Documentos gerados: - Carta de desligamento (modelo conforme tipo) - Termo de ciência do aviso prévio - Notificação formal ao colaborador
Responsável: Gestor direto + RH
SLA: Documentação formalizada em até 1 dia útil após a decisão
Estágio 2 — Transferência de conhecimento e revogação de acessos
Com o desligamento formalizado, dois processos correm em paralelo: a transferência de conhecimento e atividades para outros membros da equipe, e a revogação de todos os acessos do colaborador.
Campos do estágio: - Responsável pela transferência de conhecimento - Data limite para conclusão da transferência - Lista de sistemas com acesso ativo - Status de revogação (email corporativo / VPN / sistemas internos / crachá / acesso físico) - Equipamentos a devolver (notebook, celular, token, outros) - Data de devolução dos equipamentos - Checklist de revogação concluído (sim/não)
Documentos gerados: - Termo de devolução de equipamentos - Relatório de transferência de conhecimento - Comprovante de revogação de acessos
Responsável: TI (acessos e equipamentos) + Gestor (transferência)
SLA: Revogação de acessos críticos (email, VPN, sistemas) em até 4 horas após a comunicação. Devolução de equipamentos até o último dia de trabalho.
Automação: Ao entrar neste estágio, o CaseFy notifica automaticamente a equipe de TI para iniciar a revogação de acessos. Sem depender de email, sem depender de alguém lembrar.
Estágio 3 — Cálculos e documentação rescisória
Este é o estágio mais técnico. O financeiro e o RH trabalham juntos para calcular todos os valores devidos, gerar os documentos rescisórios e providenciar as guias necessárias.
Campos do estágio: - Saldo de salário (dias trabalhados no mês) - Férias vencidas + 1/3 constitucional - Férias proporcionais + 1/3 constitucional - 13º salário proporcional - Multa de 40% do FGTS (se sem justa causa) - Multa do art. 477 (se aplicável) - Valor total da rescisão - Data de pagamento prevista - Banco e dados para depósito
Documentos gerados: - TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho) - Guia de recolhimento rescisório do FGTS (GRRF) - Requerimento do seguro-desemprego (CD/SD) - Chave de conectividade social - Extrato do FGTS - Comprovante de pagamento da rescisão - Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) demissional
Responsável: RH + Financeiro
SLA: Cálculo concluído em até 3 dias úteis. Pagamento da rescisão em até 10 dias corridos após o desligamento (prazo legal — art. 477, §6º CLT).
Automação: O CaseFy gera automaticamente o rascunho do TRCT com base nos campos preenchidos nos estágios anteriores, reduzindo retrabalho e risco de erro manual.
Estágio 4 — Homologação
A homologação é o ato formal de validação da rescisão. As regras mudaram com a reforma trabalhista de 2017, mas ainda existem situações que exigem atenção.
Campos do estágio: - Tempo de casa (calculado automaticamente) - Homologação necessária no sindicato (sim/não — obrigatório se previsto em convenção coletiva) - Sindicato da categoria - Data e horário agendados - Local da homologação - Representante da empresa - Status da homologação (agendada / realizada / dispensada)
Documentos necessários: - TRCT assinado - Comprovante de pagamento da rescisão - Guias do FGTS e seguro-desemprego - Carteira de trabalho atualizada (ou anotação digital no eSocial) - Exame demissional (ASO) - Ata de homologação (se aplicável)
Responsável: RH
SLA: Homologação realizada em até 10 dias corridos após o desligamento. Agendamento no sindicato (quando necessário) em até 2 dias úteis após a conclusão do estágio 3.
Estágio 5 — Encerramento
O último estágio cuida das obrigações pós-desligamento e do fechamento administrativo do processo.
Campos do estágio: - Evento eSocial S-2299 enviado (sim/não) - Data de envio do S-2299 - Backup de arquivos do colaborador realizado (sim/não) - Equipe comunicada sobre a saída (sim/não) - Entrevista de desligamento realizada (sim/não) - Observações da entrevista de desligamento (campo texto) - Processo encerrado (sim/não)
Documentos gerados: - Comprovante de envio do evento S-2299 ao eSocial - Relatório da entrevista de desligamento (quando aplicável) - Checklist de encerramento assinado
Responsável: RH
SLA: Evento S-2299 enviado ao eSocial em até 10 dias após o desligamento. Entrevista de desligamento realizada antes do último dia de trabalho.
Automações que fazem diferença
O template não é apenas uma sequência de formulários. As automações eliminam os pontos onde o processo mais falha:
Notificação automática ao TI. Quando o case entra no estágio 2, a equipe de TI recebe uma notificação com a lista de acessos a revogar e o prazo de 4 horas. Sem depender do gestor lembrar de enviar um email.
Geração automática do TRCT. Com os dados do colaborador e os valores calculados no estágio 3, o CaseFy gera o rascunho do TRCT automaticamente. O RH revisa e ajusta, mas não precisa começar do zero.
Alertas de prazo. Cada estágio tem SLAs configurados. Se o pagamento da rescisão não for registrado dentro do prazo legal, o sistema alerta o responsável e o gestor. Melhor receber um alerta do que uma multa.
Movimentação automática de estágio. Quando todas as tarefas obrigatórias de um estágio são concluídas, o case avança automaticamente para o próximo. O processo não para esperando alguém clicar em "próximo".
Campos personalizados por tipo de desligamento
O tipo de desligamento muda as obrigações. O template se adapta:
Sem justa causa: - Multa de 40% do FGTS: obrigatória - Seguro-desemprego: gerar guias CD/SD - Aviso prévio: trabalhado ou indenizado (proporcional ao tempo de casa)
Pedido de demissão: - Multa de 40% do FGTS: não se aplica - Seguro-desemprego: não se aplica - Aviso prévio: o colaborador cumpre ou a empresa dispensa
Acordo mútuo (art. 484-A CLT): - Multa do FGTS: 20% (metade) - Saque do FGTS: até 80% do saldo - Seguro-desemprego: não se aplica - Aviso prévio indenizado: 50%
Os campos condicionais garantem que o RH preencha apenas o que é relevante para cada situação.
O resultado na prática
Com o template configurado, cada desligamento segue o mesmo roteiro:
- 1O gestor abre um novo case a partir do template
- 2Preenche os dados iniciais (colaborador, tipo, datas)
- 3O processo avança pelos 5 estágios com responsáveis, prazos e documentos definidos
- 4Automações cuidam de notificações, geração de documentos e alertas
- 5A timeline registra cada ação — quem fez o quê, quando
Nenhum acesso fica ativo por esquecimento. Nenhum prazo legal é perdido por falta de controle. Nenhum documento fica pendente sem que alguém saiba.
Template disponível no CaseFy
O template de processo de desligamento CLT está disponível no CaseFy. Você instala, adapta os campos à sua realidade e começa a usar no mesmo dia.
Cinco estágios, campos configuráveis, documentos obrigatórios, automações e timeline completa. Tudo o que o RH precisa para conduzir desligamentos com segurança jurídica e controle operacional.