Onboarding é o processo que mais se repete numa área de RH. Toda vez que alguém é contratado, a mesma sequência se repete: documentos, acessos, equipamentos, treinamentos, avaliações. Muda o nome do colaborador, mas a estrutura é a mesma.
O problema é que a maioria das equipes gerencia esse processo por email, planilhas ou mensagens soltas. Funciona quando são duas contratações por mês. Quando o volume aumenta, as falhas aparecem: um exame admissional que ninguém agendou, um notebook que não foi solicitado a tempo, um acesso ao sistema que só foi criado três dias depois do primeiro dia.
Este artigo apresenta um template de onboarding em 6 etapas, detalhando para cada uma os campos, responsáveis, documentos, SLAs e automações. O template está disponível no marketplace do CaseFy — você instala e começa a usar no mesmo dia.
Por que estruturar o onboarding em etapas
Um onboarding desorganizado gera três problemas concretos:
- 1Retrabalho: alguém precisa cobrar manualmente cada pendência, todos os dias, por email ou mensagem.
- 2Risco trabalhista: prazos do eSocial, exame admissional e registro em CTPS digital têm datas legais. Perder um prazo gera multa.
- 3Experiência ruim para o colaborador: chegar no primeiro dia e não ter mesa, computador ou acesso ao email é a forma mais rápida de perder um talento recém-contratado.
Quando o onboarding vira um processo estruturado com etapas, responsáveis e prazos, esses problemas desaparecem. Cada pessoa sabe o que precisa fazer, quando precisa fazer e o que acontece se não fizer.
O template: 6 etapas do onboarding
Etapa 1: Pré-admissão
Objetivo: resolver toda a burocracia antes do primeiro dia, para que o colaborador chegue e encontre tudo pronto.
Campos do case: - Nome completo do colaborador - CPF - Data de admissão prevista - Cargo e departamento - Gestor direto - Faixa salarial aprovada - Tipo de contrato (CLT, estágio, temporário)
Documentos obrigatórios: - RG e CPF (ou CNH) - Comprovante de residência - Certidão de nascimento ou casamento - Título de eleitor - Carteira de reservista (quando aplicável) - Foto 3x4 - Comprovante de escolaridade - Dados bancários para depósito - Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) do exame admissional
Tarefas: - Agendar exame admissional com a clínica credenciada - Coletar documentos do colaborador (via formulário externo) - Registrar admissão no eSocial — evento S-2200 - Realizar anotação na CTPS digital - Cadastrar no sistema de folha de pagamento - Solicitar vale-transporte e vale-refeição - Assinar contrato de trabalho
SLA: todas as tarefas devem ser concluídas até 2 dias úteis antes da data de admissão.
Responsável: Analista de RH / Departamento Pessoal.
Automações: - Quando o case é criado, enviar formulário externo ao colaborador para coleta de documentos - 5 dias antes da data de admissão, notificar o responsável se o exame admissional ainda não foi agendado - Quando todos os documentos forem anexados, mover automaticamente para a próxima etapa
Etapa 2: Preparação interna
Objetivo: garantir que tudo esteja fisicamente e digitalmente pronto para o primeiro dia.
Tarefas: - Solicitar equipamento ao TI (notebook, monitor, periféricos) - Criar conta de email corporativo - Criar acessos aos sistemas internos (ERP, CRM, ferramentas do time) - Configurar ramal ou telefone corporativo (se aplicável) - Preparar estação de trabalho (mesa, cadeira, materiais) - Preparar kit de boas-vindas (crachá, manual do colaborador, brindes) - Comunicar a equipe sobre o novo integrante (nome, cargo, data de início) - Agendar reuniões de integração na agenda do gestor
Campos: - Equipamento solicitado (tipo e configuração) - Acessos criados (checklist) - Buddy designado (nome)
SLA: todas as tarefas devem ser concluídas até 1 dia útil antes da data de admissão.
Responsável: TI (equipamentos e acessos), Facilities (estação de trabalho), Gestor direto (comunicação e agenda).
Automações: - Quando o case entra nesta etapa, notificar automaticamente o time de TI para criar acessos e preparar equipamento - Quando o case entra nesta etapa, notificar o gestor direto para comunicar a equipe e agendar reuniões - Se faltam 2 dias para a admissão e a tarefa "Solicitar equipamento ao TI" não foi concluída, escalar para o gestor de TI
Etapa 3: Primeiro dia
Objetivo: causar uma boa primeira impressão e resolver as pendências presenciais.
Tarefas: - Recepcionar o colaborador na portaria - Entregar crachá e kit de boas-vindas - Fazer tour pelo escritório (áreas comuns, banheiros, copa, saídas de emergência) - Apresentar à equipe e ao gestor direto - Entregar equipamento e auxiliar na configuração inicial - Realizar assinatura de documentos pendentes (NDA, política de segurança, regulamento interno) - Apresentar o buddy designado - Repassar agenda da primeira semana
Documentos: - Termo de confidencialidade (NDA) assinado - Termo de recebimento de equipamento - Política de segurança da informação assinada
SLA: todas as tarefas do primeiro dia devem ser concluídas até o final do expediente.
Responsável: RH (recepção e documentos), Gestor direto (apresentações), TI (equipamento).
Automações: - Na data de admissão, enviar email de boas-vindas automático ao colaborador com informações práticas (endereço, horário, dress code, contato do RH) - Ao final do dia, enviar checklist de confirmação ao RH para validar que todas as tarefas foram cumpridas
Etapa 4: Primeira semana
Objetivo: integrar o colaborador à rotina do time e garantir os treinamentos obrigatórios.
Tarefas: - Realizar treinamentos obrigatórios (compliance, segurança do trabalho, LGPD, código de ética) - Apresentar ferramentas e sistemas do dia a dia - Alinhar expectativas e metas do período de experiência com o gestor - Designar primeiras tarefas supervisionadas - Agendar almoço ou café com membros de outros times - Buddy realiza check-in diário
Campos: - Treinamentos concluídos (checklist) - Observações do buddy - Metas do período de experiência definidas (sim/não)
SLA: treinamentos obrigatórios concluídos até o 3o dia útil. Metas alinhadas até o 5o dia útil.
Responsável: Gestor direto (metas e tarefas), RH (treinamentos), Buddy (acompanhamento diário).
Automações: - No 3o dia, verificar se os treinamentos obrigatórios foram marcados como concluídos. Se não, notificar o RH - No 5o dia, enviar formulário ao gestor para confirmar que as metas do período de experiência foram definidas
Etapa 5: Primeiro mês
Objetivo: avaliar a adaptação, corrigir rumos e consolidar a integração.
Tarefas: - Gestor realiza reunião de feedback 1:1 (30 dias) - Avaliar adaptação cultural e técnica - Ajustar expectativas e metas se necessário - Verificar se todos os acessos e ferramentas estão funcionando - Coletar feedback do colaborador sobre o processo de onboarding - Buddy registra parecer sobre a integração
Campos: - Data do feedback 1:1 - Parecer do gestor (texto livre) - Parecer do buddy (texto livre) - Feedback do colaborador sobre o onboarding (via formulário) - Ajustes necessários (texto livre)
Documentos: - Registro do feedback 1:1 (formulário preenchido pelo gestor)
SLA: feedback 1:1 realizado até o 30o dia corrido após a admissão.
Responsável: Gestor direto (feedback e avaliação), RH (acompanhamento), Buddy (parecer).
Automações: - No 25o dia, notificar o gestor para agendar o feedback 1:1 - No 28o dia, enviar formulário de feedback ao colaborador para avaliar a experiência de onboarding - Quando o gestor registrar o parecer, mover automaticamente para a etapa seguinte
Etapa 6: Avaliação do período de experiência (45 dias)
Objetivo: decidir sobre a continuidade do contrato dentro do prazo legal da CLT.
Pela CLT, o contrato de experiência pode ter duração de até 90 dias. Muitas empresas dividem em dois períodos de 45 dias, com avaliação formal ao final de cada um. O template reflete essa prática.
Tarefas: - Gestor preenche formulário de avaliação do período de experiência - RH revisa a avaliação e verifica pendências - Decisão formal: efetivar, estender experiência ou desligar - Comunicar decisão ao colaborador - Se efetivado: atualizar status no sistema de folha e eSocial - Se desligado: iniciar processo de rescisão dentro do prazo
Campos: - Avaliação técnica (nota 1-5) - Avaliação comportamental (nota 1-5) - Recomendação do gestor (efetivar / estender / desligar) - Decisão final (efetivar / estender / desligar) - Justificativa da decisão (texto livre) - Data limite para decisão
Documentos: - Formulário de avaliação do período de experiência preenchido - Comunicado formal da decisão
SLA: decisão registrada até o 43o dia corrido (2 dias antes do vencimento do primeiro período de 45 dias).
Responsável: Gestor direto (avaliação), RH (revisão e formalização), DP (registro no eSocial).
Automações: - No 38o dia, notificar o gestor para preencher a avaliação - No 42o dia, se a avaliação não foi preenchida, escalar para o RH e para o gestor do gestor - Quando a decisão for registrada, disparar o workflow correspondente (efetivação ou rescisão)
Como personalizar o template por departamento
O template base funciona para qualquer área, mas departamentos diferentes têm necessidades específicas:
Tecnologia: - Adicionar tarefas de configuração de ambiente de desenvolvimento (repositórios, CI/CD, VPN) - Incluir acesso a ferramentas específicas (monitoramento, deploy, banco de dados) - Treinamento sobre arquitetura dos sistemas e padrões de código
Comercial: - Incluir treinamento sobre produtos, tabela de preços e processos de venda - Configurar acesso ao CRM e pipeline de vendas - Agendar shadowing com vendedores experientes na primeira semana
Financeiro: - Treinamento sobre políticas de compliance e controles internos - Acesso a sistemas de contabilidade e conciliação - Assinatura de termos adicionais de confidencialidade
Jurídico: - Configurar acesso a bases de jurisprudência e sistemas processuais - Treinamento sobre templates de contratos e padrões internos - Definir carteira inicial de contratos ou processos
Para personalizar no CaseFy, basta duplicar o template base e adicionar os campos, tarefas e automações específicas de cada departamento. A estrutura de 6 etapas permanece a mesma — o que muda é o conteúdo dentro de cada uma.
O que muda quando o onboarding vira um processo
Quando o onboarding é gerenciado por email e planilha, o RH é o gargalo. Cada admissão depende de alguém lembrar, cobrar e conferir. Com 5 admissões simultâneas, o controle se perde.
Quando o onboarding é um processo estruturado:
- Cada admissão é um case com timeline própria. Tudo o que aconteceu fica registrado: documentos enviados, acessos criados, feedbacks realizados.
- Automações eliminam a cobrança manual. O TI recebe a notificação para criar acessos no momento certo. O gestor recebe o lembrete do feedback no dia certo. O DP recebe o alerta do prazo do eSocial antes que seja tarde.
- SLAs mostram o que está atrasado. Em vez de perguntar "e aí, já fizeram?", o painel mostra quais tarefas estão dentro do prazo e quais precisam de atenção.
- Formulários externos coletam dados sem intermediário. O colaborador recebe um link, preenche seus dados e anexa documentos. Tudo vai direto para o case, sem passar por email.
- A avaliação do período de experiência não é esquecida. O sistema notifica, cobra e registra. A decisão é tomada dentro do prazo e documentada.
Template disponível no marketplace
O template de onboarding em 6 etapas está disponível no marketplace do CaseFy. Você instala com um clique, adapta os campos e automações ao seu contexto e começa a operar.
Cada nova admissão vira um case. Cada case segue o mesmo fluxo. Cada etapa tem dono, prazo e documentação. O RH deixa de ser cobrador e passa a ser gestor de processo.