Criar um processo do zero funciona. Mas quando o problema já foi resolvido centenas de vezes por equipes parecidas com a sua, começar de um template pronto é mais rápido — e menos arriscado.
Um bom template não é só uma lista de etapas. É uma estrutura testada que inclui os estágios certos, os campos necessários e uma sequência que faz sentido na prática. Você instala, adapta ao seu contexto e começa a operar no mesmo dia.
Este artigo apresenta 10 templates de processos que cobrem as áreas mais comuns de operações. Para cada um: o problema que resolve, os estágios, quem usa e o tempo médio de configuração.
1. Onboarding de funcionários
Área: Recursos Humanos Estágios: 6 (Pré-admissão → Documentação → Acessos e equipamentos → Treinamento inicial → Acompanhamento 30 dias → Conclusão) Tempo de configuração: 15 minutos
O problema: O novo funcionário chega e ninguém sabe exatamente o que precisa ser feito. O TI não preparou o notebook, o RH não enviou os documentos, o gestor não agendou o treinamento. O onboarding vira uma corrida para apagar incêndios nos primeiros dias.
O que o template resolve: Cada etapa tem responsáveis definidos, documentos obrigatórios e prazos. Quando o case é criado, todos os envolvidos sabem o que fazer e quando. A timeline registra cada ação — útil para auditorias e para melhorar o processo ao longo do tempo.
2. Aprovação de compras
Área: Financeiro Estágios: 4 (Solicitação → Cotação → Aprovação → Ordem de compra) Tempo de configuração: 10 minutos
O problema: Pedidos de compra chegam por email, mensagem ou conversa de corredor. Alguns são aprovados sem cotação. Outros ficam parados semanas porque ninguém sabe quem deveria aprovar. No fim do mês, o financeiro descobre gastos que não estavam no orçamento.
O que o template resolve: Toda solicitação segue o mesmo fluxo. Campos obrigatórios garantem que valor, justificativa e centro de custo estejam preenchidos. A aprovação tem alçadas definidas — compras acima de determinado valor passam por um nível adicional. Nenhum pedido se perde.
3. Gestão de contratos
Área: Jurídico Estágios: 7 (Solicitação → Elaboração → Revisão interna → Aprovação jurídica → Negociação → Assinatura → Vigência) Tempo de configuração: 20 minutos
O problema: Contratos circulam por email entre jurídico, área solicitante e fornecedor. Versões se multiplicam. Alguém assina uma minuta que ainda não foi aprovada. Cláusulas negociadas por telefone não ficam registradas. Quando o contrato precisa ser renovado, ninguém encontra o arquivo final.
O que o template resolve: O contrato tem um case com histórico completo. Cada versão do documento fica registrada. Aprovações são formais. Prazos de vigência e renovação geram alertas automáticos. Tudo rastreável do pedido à assinatura.
4. Canal de denúncias
Área: Compliance Estágios: 6 (Recebimento → Triagem → Investigação → Comitê de análise → Medidas corretivas → Encerramento) Tempo de configuração: 15 minutos
O problema: A empresa tem obrigação legal de manter um canal de denúncias, mas gerenciá-lo por planilha ou email gera riscos sérios. Denúncias se perdem, investigações não têm registro formal, e o sigilo do denunciante fica comprometido.
O que o template resolve: Cada denúncia vira um case com acesso restrito. Apenas membros autorizados do comitê visualizam os detalhes. A timeline registra cada ação da investigação. Formulários externos permitem que o denunciante acompanhe o andamento sem expor sua identidade. Tudo documentado para auditorias e prestações de contas.
5. Solicitação de férias
Área: Recursos Humanos Estágios: 3 (Solicitação → Aprovação do gestor → Registro no DP) Tempo de configuração: 5 minutos
O problema: O funcionário pede férias por email, o gestor aprova por mensagem, mas o DP não fica sabendo. Ou o contrário: o DP registra férias que o gestor não aprovou. Conflitos de escala, períodos sobrepostos e falta de registro formal geram retrabalho.
O que o template resolve: O pedido segue um fluxo padronizado. O gestor aprova com um clique. O DP recebe a notificação e registra. Campos obrigatórios garantem que período, tipo de férias e saldo estejam informados. Simples e sem margem para erro.
6. Atendimento de chamados de TI
Área: Tecnologia da Informação Estágios: 4 (Abertura → Classificação → Atendimento → Encerramento) Tempo de configuração: 10 minutos
O problema: Chamados de TI chegam por email, mensagem, ligação ou pessoalmente. Sem um sistema padronizado, é impossível medir tempo de resposta, priorizar corretamente ou identificar problemas recorrentes. Usuários reclamam que ninguém responde. A equipe de TI reclama que não consegue priorizar.
O que o template resolve: Todo chamado entra no mesmo fluxo. A classificação define prioridade e categoria. O responsável é atribuído automaticamente ou manualmente. SLAs ficam visíveis. O encerramento exige confirmação do solicitante. Relatórios mostram volume, tempo médio e gargalos.
7. Onboarding de clientes
Área: Vendas / Customer Success Estágios: 5 (Boas-vindas → Coleta de dados → Configuração → Treinamento → Acompanhamento) Tempo de configuração: 15 minutos
O problema: O cliente assinou o contrato e agora precisa ser ativado. Mas a equipe de CS não sabe exatamente o que foi vendido, o comercial não repassou as informações e a configuração atrasa. O cliente começa a experiência frustrado — e a chance de churn aumenta antes mesmo do primeiro uso.
O que o template resolve: O case de onboarding é criado assim que o contrato é fechado. Campos capturam o que foi vendido, quem é o ponto de contato e quais integrações são necessárias. Cada etapa tem prazo e responsável. O cliente pode acompanhar o progresso por formulários externos. Nenhuma etapa é esquecida.
8. Análise de crédito
Área: Financeiro Estágios: 5 (Solicitação → Coleta de documentos → Análise de risco → Parecer → Decisão) Tempo de configuração: 20 minutos
O problema: A análise de crédito envolve documentos de fontes diferentes, consultas a bureaus, cálculos de risco e aprovações em múltiplos níveis. Quando o processo não é padronizado, cada analista avalia de um jeito, documentos obrigatórios são esquecidos e decisões ficam sem registro formal.
O que o template resolve: O template padroniza o que precisa ser analisado, quais documentos são obrigatórios e quem dá o parecer final. Campos customizados capturam score, faturamento, garantias e condições. O parecer fica registrado na timeline com justificativa. Decisões de aprovação ou recusa são formais e auditáveis.
9. Revisão de documentos
Área: Jurídico Estágios: 4 (Submissão → Revisão → Correções → Aprovação final) Tempo de configuração: 10 minutos
O problema: Documentos que precisam de revisão jurídica — contratos de clientes, termos de uso, políticas internas — entram por email e ficam na fila de alguém. Sem priorização, documentos urgentes esperam junto com os rotineiros. Comentários e correções se perdem em threads de email. Quando o documento é aprovado, ninguém sabe qual versão é a final.
O que o template resolve: Cada documento submetido vira um case. A prioridade é definida na submissão. O revisor recebe a atribuição e faz comentários diretamente no case. Correções geram novas versões com controle de histórico. A aprovação final é registrada formalmente. Sem dúvida sobre qual versão vale.
10. Gestão de sinistros
Área: Seguros Estágios: 6 (Registro → Documentação → Vistoria → Análise técnica → Parecer → Liquidação) Tempo de configuração: 15 minutos
O problema: Sinistros envolvem documentação extensa, múltiplas partes (segurado, corretor, perito, oficina) e prazos regulatórios. Sem um processo estruturado, documentos se perdem, prazos de regulação são descumpridos e o segurado fica sem resposta. O custo operacional de cada sinistro sobe.
O que o template resolve: O case acompanha o sinistro do registro à liquidação. Cada parte envolvida pode ser vinculada como pessoa do case. Documentos obrigatórios são definidos por estágio. Prazos regulatórios geram alertas. O parecer técnico fica registrado com justificativa. A liquidação só acontece após todas as aprovações.
Como começar
Todos os 10 templates estão disponíveis gratuitamente no CaseFy. Crie sua conta e instale qualquer template com um clique.
Cada template é um ponto de partida. Você pode ajustar estágios, adicionar campos, configurar automações e adaptar à realidade da sua equipe. O importante é não começar do zero quando alguém já resolveu o mesmo problema antes.